Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, bouleversant ainsi la manière dont les entreprises européennes et internationales collectent, traitent et stockent les données personnelles de leurs clients et employés. Cet article a pour but de vous informer des nouvelles responsabilités qui incombent aux entreprises en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que des meilleures pratiques à mettre en place pour se conformer aux exigences du RGPD.

Les fondements du RGPD

Le RGPD est un règlement européen visant à renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne (UE). Il établit un cadre juridique uniforme pour toutes les entreprises qui collectent, traitent ou stockent des données personnelles dans l’UE, quel que soit leur lieu d’implantation. Les principaux objectifs du RGPD sont de garantir la transparence, la sécurité et la confidentialité des données personnelles, ainsi que d’accroître la responsabilisation des entreprises en matière de gestion des risques liés à la protection des données.

Nouvelles responsabilités pour les entreprises

Le RGPD introduit plusieurs nouvelles responsabilités pour les entreprises en matière de protection des données. Parmi celles-ci figurent :

• L’obligation d’informer: Les entreprises doivent informer clairement et simplement les personnes concernées de la manière dont leurs données personnelles sont collectées, traitées et stockées. Cette information doit être fournie au moment de la collecte des données et doit être facilement accessible.
• Le consentement: Les entreprises doivent obtenir le consentement éclairé, spécifique et univoque des personnes concernées pour le traitement de leurs données personnelles. Le consentement peut être retiré à tout moment.
• La portabilité des données: Les personnes concernées ont le droit de récupérer leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans entrave.
• Le droit à l’oubli: Les personnes concernées ont le droit d’obtenir l’effacement de leurs données personnelles lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, ou lorsque leur traitement est illicite.
• La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO): Les entreprises dont les activités principales consistent en des traitements de données à grande échelle ou en des traitements sensibles doivent nommer un DPO, qui sera chargé de superviser la conformité au RGPD et d’être le point de contact avec les autorités de contrôle.

Sanctions en cas de non-conformité

En cas de non-conformité au RGPD, les entreprises encourent des sanctions administratives pouvant atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé. Les sanctions dépendent de la gravité de l’infraction et peuvent être réduites si l’entreprise coopère avec les autorités de contrôle et prend des mesures pour remédier à la situation.

Conseils pratiques pour se conformer au RGPD

Pour assurer une conformité optimale au RGPD, les entreprises sont invitées à suivre ces conseils :

• Cartographier les traitements de données personnelles: Les entreprises doivent inventorier et documenter l’ensemble des traitements de données personnelles qu’elles effectuent, afin d’identifier les risques potentiels et de mettre en place des mesures appropriées pour y faire face.
• Mettre en place une politique de protection des données: Les entreprises doivent adopter une politique interne de protection des données qui définit les responsabilités, les procédures et les moyens mis en œuvre pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles.
• Sensibiliser et former les collaborateurs: Il est essentiel que tous les employés soient informés des enjeux du RGPD et de leurs responsabilités en matière de protection des données. Des formations spécifiques doivent être dispensées aux personnels amenés à traiter régulièrement des données personnelles.
• Mettre en place des clauses contractuelles: Les contrats conclus avec les sous-traitants, partenaires ou prestataires doivent inclure des clauses garantissant la conformité au RGPD ainsi que la sécurité et la confidentialité des données personnelles transmises.

Conclusion

Le RGPD est un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent désormais assumer de nouvelles responsabilités en matière de protection des données personnelles. Il est crucial de mettre en place des mesures appropriées pour garantir la conformité au RGPD et éviter les sanctions potentielles. La nomination d’un DPO, la rédaction d’une politique interne et la sensibilisation des collaborateurs sont autant d’actions essentielles pour assurer une gestion optimale des risques liés à la protection des données.